A titkarsag mint szervezeti egyseg

A titkárság szinte minden névben és cégben van jelen, mert hozzáadott hozzá az egész szervezet kezeléséhez szükséges dokumentumok hatékony forgalma. A titkárság mûködését most a nem hagyományos kommunikációs formákhoz kell igazítani, valamint a hatékony és szoros információáramlás tekintetében a növekvõ igényeknek is.

A titkárságot irányító személy számára a legegészségesebb a számítógépes program, mivel ez jelentõsen növeli a könyv dokumentumokkal való hatékonyságát. A titkárság speciális szoftvere számos funkciót hozhat létre, amelyek közül az alábbiakat érdemes megemlíteni:• Dokumentumok nyilvántartása (pl. Megrendelések, ajánlatok, panaszok, munkavállalói dokumentumok,• A levelezés feljegyzése (bejövõ és kimenõ,• Vásárlási és eladási számlák nyilvántartása,• vállalkozók nyilvántartása,• A belsõ kapcsolatok jegyzéke,• Elektronikus címjegyzék (a borítékok címzésére irányuló javaslat,• Találkozó menetrend,• Betûk és anyagok mintái.A program használatával a titkárság munkájáért felelõs személy mindenekelõtt az iratok és az összes levelezés rendkívül intenzív keresését ajánlja, köszönhetõen az automatikus keresés funkcióval rendelkezõ rendezett nyilvántartásoknak. A program megváltoztatja a belsõ dokumentumok forgalmát a cégben, ami minden bizonnyal hatalmas helyet jelent a kiterjedt szervezetet és egy nagy csoportot foglalkoztató vállalkozások számára. A dokumentumok létrehozása és a sok levelezés küldése szintén nem jelent problémát. Ez a multifunkcionális eszköz az egyes intézmények saját ügyeire és a titkárság módjára igazítható. És ami a legfontosabb, a dokumentumok elektronikus tárolásának köszönhetõen jelentõsen csökkentheti a név és a kötõanyagok számát.